Kişisel Verileri Koruma Kurumu (“KVK Kurumu” veya “Kurum”), resmi internet sitesi üzerinden yasal kayıt süresi 31.12.2021 tarihinde sona eren VERBİS bilgi girişlerinde tespit edilen birtakım hususlara dikkat çektiği bir kamuoyu duyurusu yayınladı.

Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’in (“Yönetmelik”) 5. maddesi uyarınca kayıt yükümlüsü veri sorumlularının işledikleri verileri kategorik bazda, eksiksiz, doğru, güncel ve hukuka uygun bir şekilde Sicile bildirme yükümlülüğü bulunmaktadır. Kurum duyurusunda bu Sicil kaydına ilişkin usulün altı çizilmektedir. Buna göre;

  • Sicile açıklanacak bilgilerin Kişisel Veri İşleme Envanterine dayalı olarak hazırlanması gerekmektedir.
  • Veri sorumlularının Sicile kaydolması 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamındaki yükümlülüklerini ortadan kaldırmamaktadır.
  • Yönetmelik’in 9. maddesi uyarınca Sicile kayıtta yer alması gereken bilgiler, kişisel verilerin işlenme amacı, veri konusu kişi grupları, kişisel verilerin aktarıldığı alıcı grupları, yabancı ülkelere aktarım öngörülüp öngörülmediği, alınan veri güvenliği tedbirleri ile saklama sürelerine ilişkindir.

Ek olarak, Kurum aşağıdaki hususların tekrar hatırlatılmasına kanaat getirmiştir;

  • VERBİS kayıt başvuru formunun sadece sisteme girilmesi veya Kuruma posta, kargo, kurye, KEP ile iletilmesi ya da elden teslim edilmesi Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmiş olduğu anlamına gelmemektedir. Sicile kayıt ve bildirimin tamamlanması için bu kayıt başvurusunun yapılması ve Kurum tarafından onaylanması akabinde;
    • Başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine iletilen “kullanıcı adı” ve “parola” ile VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Giriş” butonu aracılığıyla giriş yaparak bir “irtibat kişisi” atanması,
    • Atanan irtibat kişisi tarafından da yine VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılması,
    • İlgili veri sorumlusu için “bildirim” düzenlenerek sistem üzerinden bildirimin onaylanması gerekmektedir.
  • VERBİS’te ayrıca bildirim düzenlenmesi imkanı bulunduğu hatırlatılmış, eksik başvuru ve bildirimlerin bir an önce tamamlanması önem arz etmekte olduğu ifade edilmiştir.
  • Bununla birlikte, Yönetmelik’in 13. maddesinde yer alan “Veri sorumluları, Sicilde kayıtlı bilgilerde değişiklik olması halinde meydana gelen değişiklikleri, değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren yedi gün içerisinde VERBİS üzerinden Kuruma bildirir.” hükmü gereği VERBİS üzerinden giriş yapılarak “bildirim güncellemesi” yapılmasının mümkün olduğu belirtilmiştir.
  • Son olarak, VERBİS’e kaydolmak haricinde, KVKK ve ikincil mevzuatta getirilen diğer yükümlülüklerin de bulunduğu, veri sorumlularının diğer yükümlülüklere de uyması gerektiği ifade edilmiştir.

İlgili duyuruya buradan ulaşabilirsiniz.